April – Anstehende Termine und Inhalte
Im April sind weitere Abstimmungen sowie Einrichtungsschritte geplant:
Modul PEP (Personaleinsatzplanung)
- Organisationsgespräch
- Grundkonfiguration der Datenbank
- Abstimmung tariflicher Regelungen
Modul NG (Ambulant) & PD (Ambulant)
- Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung (FiBu)
- Organisationsgespräch
- Grundkonfiguration der Datenbank
März 2026
Im März fanden mehrere Online-Workshops mit Connext Vivendi statt.
Diese dienten als Vorbereitung auf die im April anstehenden Organisationsgespräche zwischen Connext Vivendi und unserem Team zu den Modulen Personaleinsatzplanung (PEP) sowie Abrechnung und Verwaltung (NG).
Februar 2026
- 06.02.2026: Erstes Treffen zum Bereich Abrechnung und Verwaltung (Vivendi-Modul: NG) mit dem Consulting-Team von Connext Vivendi.
- 13.02.2026: Erstes Treffen zum Bereich Dienst- und Personaleinsatzplanung (Vivendi-Modul: PEP) mit dem Consulting-Team von Connext Vivendi. Ziel des Termins ist eine erste inhaltliche Abstimmung auf Basis der ausgearbeiteten Checklisten sowie die Klärung des weiteren zeitlichen Vorgehens. An dem Termin nehmen die Projektleitung sowie das Projektteam teil. Weitere Informationen zum Projekt und zum weiteren Vorgehen folgen im Anschluss.
- In beiden Terminen wurde die Timeline zur Einfügung definiert und liegt uns vor. Für Vivendi PD sowie NG stationär steht diese Planung derzeit noch aus. Die Vorstellung des Projekts in der Leitungskonferenz erfolgt am 27. Februar 2026.
Januar 2026
- Kick-off wurde erfolgreich am 28.01. durchgeführt
- Der Projektplan wird am 21.01.2026 im Rahmen der Leitungskonferenz präsentiert
- Am 15.01. findet mit dem Projektverantwortlichen von Connext Vivendi eine Besprechung der gesamten Projektplanung statt, mit dem Ziel, diese in eine konkrete Zeitleiste zu überführen."
Dezember 2025
- Die Information aller Mitarbeitenden erfolgt über die interne Kommunikation, insbesondere über eine Projektwebseite die die Abteilung U&M erstellt hat. Mittels eines QR-Codes erhalten alle Mitarbeitenden direkten Zugang zu allen relevanten Informationen und Abläufen rund um das Projekt.
- Aktuell wird die Terminplanung für die projektbezogenen Arbeitspakete und Schulungen in den einzelnen Regionen und Abteilungen abgestimmt.
August – November 2025
- Online-Termine mit den MAVen: Sechs Online-Termine wurden durchgeführt und die erforderliche Zustimmung der MAVen eingeholt.
- Projektauftrag und Grobprojektplan sind erstellt und mit der GF abgestimmt. Die Besetzung der Steuerungsgruppe und Projektgruppe ist erfolgt.
Steuerungsgruppe – Bearbeitung der strategischen Ausrichtung der Umstellung | Projektgruppe – Operativ am Projekt beteiligt
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|---|---|
| Stephanie Glocker (Leitung Personalwesen) | Verena Stütz (Personalwesen) |
| Jens Bulling (Leitung Finanzwesen) | Heidi Hahne (Rechnungswesen) |
| Ricarda Wittkamp (Leitung zentrales Qualitätsmanagement) | |
| Alexander Hilgers (Leitung IT) | Horst Brielmayer (IT) Pascal Gaugel (IT) |
| Barbara Jungwirth (Regionalleitung Sigmaringen; Schwerpunkt stationär) | Christoph Schnorr (Region Wangen – Einrichtung – und Pflegedienstleitung stationär) |
| Simone Breuling (Regionalleitung Wangen; Schwerpunkt ambulant) | Danuta Wrobel (Region Sigmaringen - Pflegedienstleistung ambulant) |
| Dzevad Suljkanovic (Stellvertretende Regionalleitung Bad Saulgau; Schwerpunkt Tagespflege) | Sarah Illg (Region Göppingen/Stuttgart/Tübingen – Pflegedienstleistung teilstationär)
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| Martin Götz | Leitung Eingliederungshilfe |
| Claudia Helbig | Pädagogische Leitung Kinder und Jugendhilfe |
- Erste Vorbereitungsgespräche: In Zusammenarbeit mit Connext Vivendi fanden erste Gespräche zur Projektvorbereitung statt. Gleichzeitig wurden erste Checklisten zur geplanten Systemumstellung bearbeitet, diese sind Grundlage der Konfiguration.
- Interne Informationsplattform: Der Aufbau einer internen Vinzenz von Paul Projektwebseite wurde mit der Abteilung Unternehmenskommunikation & Marketing (U&M) gestartet. Diese soll als zentrale Informationsquelle für Mitarbeitenden dienen und alle wesentliche Inhalte, Abläufe rund um das Projekt bereitstellen.
Beginn: Februar – Juli 2025
Anfang des Jahres 2025 hat sich ein Team mit dem Schwerpunkt Digitalisierung gebildet. Dieses Team hat sich intensiv mit unserer bisherigen Softwarelösung auseinandergesetzt. Die Anwendung myneva.swing stellt dabei seit vielen Jahren das zentrale „Herzstück“ unserer digitalen Arbeitsprozesse dar.
Die Entwicklungen in Bezug auf Weiterentwicklung, Supportstrukturen sowie die Kostenentwicklung von myneva.swing haben uns veranlasst, den Markt nach geeigneten Alternativen zu sondieren. Ziel war es, eine Softwarelösung zu finden, die die gesamte organisatorische Komplexität unserer Arbeitsbereiche abbilden kann – konkret die Altenhilfe, die Kinder- und Jugendhilfe sowie die Eingliederungshilfe. Nur mit einer Lösung, die alle Bereiche integriert abdecken kann, ließ sich die Anzahl der potenziellen Softwareanbieter sinnvoll reduzieren.
Nach einem strukturierten Auswahlprozess ist die Entscheidung zugunsten der Softwarelösung Connext Vivendi gefallen.
Die Geschäftsführung hat Herrn Sergej Schaadt (ZQM) und Herrn Maier (ZQM) als Projektleitung für die Durchführung des Umstellungsprojekts benannt. Beide sind bereits als Administratoren für myneva.swing tätig und werden diese Aufgabe künftig auch für Connext Vivendi übernehmen.